저는 2013년 외국계 기업 재직 시절, HR기획, 노무, 단체협상, 산업안전까지 팀원 없이 홀로 담당해야 했습니다.

외국계에서는 직원 한 명 한 명이 하나의 기관처럼 일을 합니다. 자신의 책임하에 하나의 직무를 온전히 맡는 것이지요.

제가 입사 당시 HR기획, 노무, 산업안전이라는 3가지 직무를 담당하는 분은 없었고, 자연스럽게 제가 이를 모두 하게 되었죠.

당연히 아무리 일을 해도 책상 위에 서류는 쌓여만 갔고, 업무가 과중하다 못해 직원 휴게실 한편에 라꾸라꾸 침대를 놓고 일주일에 2~3일간은 밤을 새우기 일쑤였습니다.

그러다 우연히도 아이젠하워 매트릭스를 알게 되었습니다.

급하고 중요한 일

급하지 않지만 중요한 일

급하지만 중요도가 떨어지는 일

급하지 않지만 중요도가 떨어지는 일

x축은 시간

Y축은 중요도로 4분면으로 업무를 분류한 다음,

급하고 중요한 일을 1순위로 처리

급하지만 중요도가 떨어지는 일을 2순위로 처리

급하지 않지만 중요한 일을 3순위로 처리

급하지 않지만 중요도가 떨어지는 일을 4순위로 처리하는 것이었습니다.

중요도는 회사의 임팩이 높은 업무(예 : 소송자료 등), 임원급이 요청하는 긴급자료, 여러 부서와 관련이 높은 업무, 타 부서에서 급히 요청하는 자료 (기한이 정해져 있는 업무) 등으로 정했습니다.

위와 같이 4분면을 그린 다음 현재의 업무를 분류해 보니, 정말 마술같이 제가 어떤 업무에 많은 시간을 투여하고 있었는지가 보였습니다.

바로 "급하지 않지만 중요한 일"이었습니다. 기한이 조금 길면서 조사와 작성에 많은 고민을 필요로 하는 업무들이었습니다. 혼자 고민과 작업을 많이 하는 업무들이 여기에 속했습니다.

급하지만 중요도가 떨어지는 업무들은 처리하기 귀찮고 타 부서와 협의 등 까다로운 부분들이 좀 있어서 그렇지, 원활한 커뮤니케이션과 협의로 잘 풀어가면 금방 해결될 수 있는 업무들이 꽤 있었습니다.

그런데 타 부서와 미팅일정을 잡거나 타 부서 임원과 협의를 하는게 귀찮고 까다로우니 그런 업무를 자꾸 뒤로 미루는 것이었습니다.

그렇지만 아이젠하워 매트릭스로 일의 순위를 정한 다음 이런 중요도가 떨어지는 업무들을 먼저 처리해 보니 들어가는 공수가 생각보다 많지 않았습니다. 이때 커뮤니케이션하는 법을 많이 배웠네요.

급하고 중요한 일을 1순위로 처리

급하지만 중요도가 떨어지는 일을 2순위로 처리하는데

먼저 시간을 들이고 남는 시간에 3순위의 무게감이 있는 중요한 업무를 처리해 보니 아이젠하워 매트릭스를 몰랐던 때보다 업무 효율이 3배 이상 올라가더군요.

그동안 제가 얼마나 시간을 비효율적으로 쓰고 있다는 것을 아이젠하워 매트릭스를 써보고 바로 깨달았어요.

요약을 해보면 "급하지 않지만 중요한 일"에 많이 소요한 시간을 "급하지만 중요도가 떨어지는 일"을 먼저 처리하는데 쓰는 것이 핵심입니다.

2014년도부터는 다른 누구보다도 보다 빠르고 정확하게 일을 처리할 수 있게 되었고, 제 업무를 모두 처리하고도 미국본사의 여러 GHR 프로젝트까지 맡아 할 수 있게 되었습니다.

이때 제 별명이 "오인분"이었습니다. 그 당시 운동할 시간은 빼지 못해서 살이 많이 쪘었는데 (지금도 비슷합니다. ㅎㅎ) 일을 오인분 이상 처리하고 고기도 오인분 이상 먹는다고 해서 별명이 "오인분"이었죠.

여러분들도 업무를 아이젠하워 매트릭스로 분류해 보고 업무를 처리해 보세요! 바로 업무 효율성이 2배 이상 올라가는 마술을 보게 되실 겁니다.

감사합니다.